为进一步规范我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我校实际情况，特制定本规定。
一、学生个人档案管理
（一）管理制度
1、学生个人档案的建立。学生个人档案必须按专业、分班级放入专门档案柜中归类管理。
2、 档案内容坚持实事求是的原则。档案内容必须确保统计数字的准确，要如实记录学生就读期间的整个成长过程。
3、档案安全日常管理。管理人员要经常做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠，档案处严禁烟火，不准存放易燃易爆物品和食物。
4、专柜保存档案资料，并采取防范措施，避免丢失。
5、档案借阅一般情况只准在档案室内查阅，如需借出，需经领导批准。
6、相关部门应积极配合各种材料的及时收集。
（二）、归档范围
1、学生基本信息（包括学生家庭情况，学习经历，党团关系等）；
2、学前教育（含军训）、社会实践活动等方面的考核及相关心得和总结；
3、学生各科成绩登记（含操行评定）；
4、外出实习的鉴定及总结；
5、班委及学生会工作，参加各种文体活动的情况；
6、奖励或处分材料；
（三）、归档材料的收集
1．新生班班主任收集材料
新生入学后，在学前教育期间，新生班主任应须如实填写《学生基本信息表》、组织学生认真总结并写学前教育心得（字数不少于400），于学生外出实习前一并交教务处。
2、驻厂教师收集材料
学生外出实习期间，驻厂教师应每月底向教务处上报流失学生名单；学生实习结束前一周向教务处上报返校就读学生名单；如实记录学生的实习情况，完善《学生外出实习鉴定表》，实习结束后交教务处。
3、教学班班主任收集材料
（1）外出学生实习总结；
（2）社会实践活动材料及总结；
（3）获奖材料的复印件、操行评定结果、
（4）班委名单及工作安排；
(5).《新增及流失学生情况登记表》；
4、团委收集的材料
（1）参加各种文体活动学生名单及获奖情况；
（2）学生会成员名单及工作安排；
（3）好人好事等先进事迹；
5、政教处收集的材料
处分文件及登记表
6．教务处收集的材料
（1）学生平时成绩、学期成绩及补考成绩；
（2）专业技能的考核、技能竞赛活动材料及获奖证书复印件；
（3）新生学籍登记表
（4）学生转学、转专业、休学、复学、退学等学籍变动登记表
（5）学籍管理条例的各种文件
（6）学生毕业证书的印刷编号登记表
二、学籍号的编制
新生入学分班后编列学籍号，学生学籍号由教务处统一编制，学籍号由12位数字组成。第一、二、三、四位专业代码前四位；第五、六位为学生入学年份代码，取年份后两位；七、八位为入学月份；第九、十位为班级代码，第十一、十二位为顺序编码。）
三、毕业证的办理及发放
（一）学生应具备的条件
学生在学习期间，必须具备以下所有条件，方可办理由教育主管部门验印、颁发的毕业证书：
（1）具有学籍，学生个人档案健全；
（2）学完教学计划规定的全部课程（文化课、专业课等），成绩应全部合格；
（3）按学校要求顶岗实习，实习成绩合格；
(4）操勤评定合格；
(5）交清学校费用；
（二）办理程序
由教务处学籍管理员提供毕业学生名单，交学生个人档案管理人员审核是否符合办理条件，最后经校长签字后方可办理。
（三）毕业证的发放
1、建立毕业生信息登记表；
2、建立毕业证发放台帐；
3、由财务处核实学校各项费用是否交清，经校长签字同意方可发放。
郑州市信息技术学校
